Gemawan Jadi Host Konsorsium Perempuan MCA Indonesia Kalbar

LAPORAN KEUANGAN: Pemateri dari lembaga Gemawan, Sri Rianti mengajak rekan-rekan bendahara dari masing-masing lembaga anggota Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalbar program MCA Indonesia 2016/2017 membuat laporan keuangan yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan di Hotel My Home Sintang, Kamis (18/08/2016). Foto: Mahmudi/GEMAWAN.

LAPORAN KEUANGAN: Pemateri dari lembaga Gemawan, Sri Rianti mengajak rekan-rekan bendahara dari masing-masing lembaga anggota Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalbar program MCA Indonesia 2016/2017 membuat laporan keuangan yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan di Hotel My Home Sintang, Kamis (18/08/2016). Foto: Mahmudi/GEMAWAN.

 

Sintang, GEMAWAN.

Lembaga Pengembangan Masyarakat Swandiri (Gemawan) menjadi host (tuan rumah) bagi “Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalimantan Barat (Kalbar)”. Khususnya dalam program Millennium Challenge Account (MCA) Indonesia tahun 2016/2017.

Konsorsium perempuan ini terdiri lembaga Gemawan, Yayasan Dian Tama, Pusat Pengembangan Sumberdaya Wanita (PPSW) Borneo, Jurnalis Perempuan Khatulistiwa (JPK), dan Simpai Kapuas.

Sebagai host, lembaga Gemawan memberikan pendidikan dan latihan (Diklat) dalam bingkai kegiatan Persiapan Pelaksanaan Program MCA-I 2016-2017 di Hotel My Home di Sintang, 18-22 Agustus 2016.

Selain manajemen pemberdayaan perempuan dalam peningkatan kapasitas dan sumberdaya ekonominya, lembaga Gemawan juga memberikan Diklat pelaporan keuangan ke bendahara-bendahara anggota konsorsium dan bendahara khusus di wilayah kerja program.

Wilayah kerja Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalbar 2016/2017 ini di kabupaten Sintang dan Kapuas Hulu. Disebabkan luasnya wilayah dan demi efektifitas serta maksimalnya kerja di Kapuas Hulu dibagi dua zona, diistilahkan KH 1 dan KH 2.

“Kita sudah berpengalaman melaksanakan program dana hibah dari Asia, Uni Eropa, maupun Amerika. Nah untuk pelaporan MCA Indonesia yang dari Amerika ini cukup ketat. Jadi kita harapkan kawan-kawan bendahara di masing-masing lembaga anggota konsorsium untuk mengerti dan memahaminya,” harap Laili Khairnur, Direktur Lembaga Gemawan membuka materi laporan keuangan.

“Namun dengan sistem pelaporan yang ketat ini, menjadikan kawan-kawan di bagian keuangan lembaga Gemawan menjadi lebih hati-hati dan teliti dalam bekerja. Dan kita harapkan kawan-kawan bendahara dari lembaga anggota konsorsium perempuan program MCA Indonesia semakin siap dalam membuat laporan yang bagus. Sebab pemberi dana hibah memiliki mekanisme laporan keuangannya masing-masing,” ajak Laili Khairnur.

Misalnya saja, lanjut Laili Khairnur, kalau pengeluaran di atas Rp5 juta maka pihak MCA Indonesia meminta ada tiga bidding (pihak yang menawar). Imbasnya di pengadaan kantor sekretariat bersama di Kapuas Hulu, khususnya di Tempuai yang berada di tengah-tengah wilayah kerja, menjadi tidak bisa cepat karena harganya di atas Rp5 juta.

Sebab pihak host (Gemawan) harus membuka tiga bidder (penawar) kepada calon penyedia jasa rumah representatif, supaya dapat dijadikan sekretariat bersama Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalbar 2016/2017.

“Setelah berhasil ada tiga pemilik rumah yang melakukan penawaran, barulah dipilih mana yang layak untuk disetujui yang mengacu pada standar MCA Indonesia. Jadi kawan-kawan yang sudah mulai kerja per 1 September 2016 diharapkan bersabar, sembari menunggu pencairan dana dari MCA Indonesia,” pinta Laili Khairnur.

“Di sinilah kawan-kawan bendahara dari lembaga-lembaga anggota konsorsium untuk teliti dan memahami mekanisme yang ditetapkan dari MCA Indonesia. Disebabkan awal sejak tanggal 1 September 2016 kita sudah mulai bekerja, Gemawan sebagai host berkenan menalangi dulu biaya pelaksanaan program untuk kawan-kawan anggota konsorsium, sembari dana dari MCA Indonesia cair,” timpal Laili Khairnur.

Usai pemberian kata pengantar, dilanjutkan ke materi inti menyangkut rambu-rambu dan teknis sistem pelaporan keuangan khas MCA Indonesia. Disampaikan Sri Rianti, koordinator bendahara Konsorsium Perempuan dan Keberlanjutan Kehidupan Kalbar 2016/2017 untuk program MCA Indonesia di Kalbar.

“Program kita akan dilaksanakan 17 bulan dan kawan-kawan bendara akan bikin laporan tiap bulan. Saya dipercaya kawan konsorsium untuk menjadi koordinator laporan kawan-kawan. Saya pernah jadi auditor di kerja NGO (non-governmental organization) dan ini kali ketiga. Sebelumnya saya pernah di Jakarta dan Bogor. Dikarenakan provinsi Kalbar ini kampung saya juga maka saya ingin membantu teman-teman,” ungkap Sri Rianti yang biasa disapa Mak Tam.

Mak Tam cukup pengalaman di audit laporan keuangan dan juga pengalaman di manajemen proyek. “Selain detail, juga rumit. Kalau tidak ada bukti dan turun di lapangan, tidak akan membuat kita dapat program selanjutnya,” kenang Mak Tam ketika menjadi auditor kerja NGO.

“Kalau dalam berjalannya program kerja kita ada yang tidak mengerti, lembaga Gemawan sebagai host konsorsium perempuan siap membantu kawan-kawan kapanpun. Sebagai host, lembaga Gemawan yang akan menghimpun laporan keuangan tiap bulan teman-teman bendahara dari lembaga masing-masing anggota konsorsium ke MCA Indonesia,” tutur Rianti.

Mak Tam yang sudah melanglang buana kerja auditor NGO domestik maupun mancanegara, menerangkan dalam manajemen manual admin dan keuangan, rinciannya ada allowable (diizinkan) dan non-allowable cost (biaya yang tidak diizinkan).

Kemudian ada pembukuan dan pelaporan, administrasi pelaporan dan permintaan dana hibah, petty cash (kas kecil), pengadaan barang dan jasa, advance and settlement (pembayaran di muka dan penyelesaian), sumber daya manusia menyangkut kontrak, gaji, maupun honor, fixed asset register (register aktiva tetap), perpajakan, dan financial review (ulasan keuangan).

Dalam laporan keuangan allowable, syaratnya necessary (diperlukan), allocable (teralokasikan), reasonable (wajar), dan be accounted for (dibukukan).

Sedangkan non-allowable, seperti pembelian lahan, gedung, harta benda, kendaraan, peralatan berat. Kemudian pendanaan militer dan sebagainya. Biaya penjamuan (entertainment expense). Biaya promosi tanpa manfaat jelas.

Pembiayaan yang tidak diizinkan lainnya, gaji atau honor ke pegawai negeri sipil (PNS) aktif atau pejabat daerah, termasuk penggantian transport atau perdiem atau akomodasi yang berlebihan. Hadiah, gratifikasi, dan donasi. Pembayaran bentuk apapun pada partai politik atau kampanye jabatan publik.

Dana MCA Indonesia juga dilarang untuk membiayai pembelian minuman beralkohol, rokok, maupun cerutu. Bayar denda atau utang macet. Biaya perjalanan internasional kecuali terkait mobilisasi program. Pajak langsung atau dukungan secara langsung pada hutang pajak. Biaya lain-lain atau tak terduga.

Pembayaran gaji tidak wajar atau kompensasi dana hibah pada pegawai tanpa didukung timesheet dan laporan gaji. Biaya iklan yang tidak diperlukan untuk capaian hibah. Pembelian souvenir atau tanda terimakasih. Izin polisi. Biaya tahunan kegiatan ilegal atau melanggar hukum.

“Pelaporan keuangan dibagi dua, bulanan dan tiga bulanan atau kwartal. Laporan bulanan berupa bank book, peety cash, management report, advance control (laporan kemajuan), grant reconciliation (memberikan rekonsiliasi langsung), dan variance analysis (beragam analisa). Sedangkan laporan tiga bulanan atau kwartal, berupa monthly report (laporan bulanan), quartal variance analysis (beragam analisis kwartal), dan quartal report (laporan kwartal),” kata Mak Tam.

Ia menjelaskan mitra penerima hibah wajib mendokumentasikan dan menyimpan dengan baik semua dokumen keuangan maupun program  dengan baik, selama, dan sesudah masa program  hingga keperluan audit selesai.

Mitra penerima hibah wajib menyampaikan kepada MCA Indonesia di mana lokasi penyimpanan hardcopy (salinan dalam bentuk cetak) semua dokumentasi atau laporan terkait program.

Jadwal pelaporan keuangan bulanan pada tanggal 5 setiap bulan berikutnya. Sedangkan laporan kwartal pada tanggal 10 setiap bulan berikutnya.

“Jadi kita harapkan rekan-rekan bendahara di koordinator wilayah program maupun di masing-masing lembaga anggota konsorsium, dapat menyampaikan laporan ke host, minimal seminggu sebelum deadline (batas waktu) laporan host ke MCA Indonesia. Supaya kalau ada yang kurang dalam laporannya, host dapat segera menurunkan tim untuk membantu kawan-kawan,” ujar Mak Tam.

Bukti-bukti kwitansi, lanjutnya, dihimpun dengan baik dapat dikirimkan via layanan jasa pengiriman barang.

“Sebagaimana yang sudah diterangkan Bu Direktur (Gemawan) Laili Khairnur, maksimal dana petty cash (kas kecil) adalah Rp5 juta yang bisa disesuaikan kebutuhan masing-masing penerima dana hibah. Pemegang petty cash harus ditunjuk oleh manajer keuangan dan wajib menjaga keamanan dana, mencatat akurat dari semua transaksi petty cash, memastikan saldo di catatan sama dengan dana kas aktual, dan memastikan kecukupan dana dengan melakukan pengisian kembali jika diperlukan,” tutur Mak Tam.

Mitra penerima hibah wajib melakukan cash count (penghitungan dana kas petty cash) secara berkala dan mendokumentasikan dalam laporan cash count atau perhitungan kas kecil. Penggunaan petty cash hanya diperbolehkan untuk kebutuhan operasional dan tidak diperbolehkan untuk pembayaran gaji ataupun biaya travel program (monitoring).

“Dana petty cash harus disimpan di petty cash box. Penggunaan petty cash maksimal dalam satu kali transaksi adalah Rp1 juta. Jika terjadi pembayaran tunai lebih dari Rp1 Juta dalam satu transaksi, harus mendapat persetujuan dari GPM sebelumnya. Risiko jika tidak disetujui, mitra wajib mengembalikan selisih dana tersebut,” ungkap Mak Tam.

Mak Tam menerangkan dalam pengadaan barang dan jasa (procurement) MCA Indonesia, memberikan tiga kategori nilai transaksi. Pertama, kurang dari Rp5 juta, prosedurnya penunjukkan langsung.

Dokumen pendukung, nota atau kwitansi dilampiri Rp6 ribu. Nota harus memuat detail informasi, seperti jumlah unit, harga per unit, barang yang dibeli dan juga vendor (penjaja), seperti nama toko, alamat, nomor telepon, dan stempel jika ada.

Kedua, nilai transaksi Rp5 juta sampai Rp200 juta, prosedurnya penawaran kompetitif dengan tiga pembanding.

Dokumen pendukungnya, penawaran harga asli dari vendor minum tiga vendor, summary bid (pembandingan dari penawaran masing-masing vendor), purchase order (pesanan pembelian), invoice (tagihan) asli, nota atau kwitansi dengan detail pembelian barang dan data vendor, bukti transfer, pernyataan jika vendor terpilih tidak memiliki hubungan dengan perusahaan atau manajemen.

Ketiga, nilai transaksi di atas Rp200 juta, prosedurnya tender terbuka lokal dan atau nasional.

Dokumen pendukungnya, procurement plan (rencana pengadaan), purchase request (permintaan pembelian barang), dokumen lelang, iklan di surat kabar lokal atau nasional, perbandingan penawaran minimum tiga vendor, bid summary (ringkasan tawaran), formulir pemberitahuan kontrak, purchase order (pesanana pembelian) atau kontrak.

Contoh procurement plan di barang, seperti perangkat keras dan lunak komputer, peralatan kantor, bahan tercetak, furniture, desain web dan grafis standar, persediaan barang untuk pengembangan usaha kecil penunjang matapencaharian dan pelatihan, dan pembekalan layanan kesehatan medis. Motodenya penawaran kompetitif dan belanja lanjung.

Contoh procurement plan di pekerjaan, misalnya pekerjaan infrastruktur baru atau renovasi bangunan, fasilitas pelayanan publik, dan persiapan pengolahan lahan. Metodenya, penawaran kompetitif dan sumber tunggal.

Contoh procurement plan di jasa konsultasi (individu atau perusahaan), seperti konsultan gender, konsultan kajian kemiskinan, spesialis pengentasan kemiskinan, dan lain-lain. Metodenya, penawaran kompetitif dan sumber tunggal.

Semua contoh di atas akan dilakukan pre-review dan post-review. “Pada perkara tidak bisa dilakukannya penawaran kompetitif dengan tiga pembanding, mitra penerima hibah harus mendapatkan persetujuan dari MCA Indonesia,” timpal Mak Tam.

Pada penarikan advance (di muka) untuk workshop atau travel, harus ada Term of Reference (ToR) atau referensi gambaran kegiatan, anggaran, dan surat tugas untuk travel.

Mitra penerima hibah wajib menjaga, mendata, melabeli physical cek atau cek aset. Jika rusak, tidak boleh dibuang tetapi dicatat sesuai kondisinya di fixed asset register. Laporkan tiap rencana transfer aset.

“Dana MCA Indonesia tidak diperbolehkan untuk pembayaran pajak pertambahan nilai (PPN), pajak perusahaan, pajak barang mewah, dan pajak lain berdasarkan perjanjian Compact, kecuali PPN dari transaksi yang bernilai Rp6 juta dengan nilai PPN maksimum Rp600 ribu.

Khusus untuk pembelian atau pembayaran tiket pesawat dalam satu invoice dibuat satu transaksi. Kemudian untuk nilai transaksi di atas Rp6 juta yang dikenakan PPN, harap menghubungi MCA Indonesia.

“Audit dari MCA Indonesia akan diberitahukan sepuluh hari kerja sebelum audit dilakukan. MCA Indonesia akan melakukan audit setiap enam bulan sekali. Sedangkan eksternal audit diselenggarakan oleh mitra penerima hibah untuk periode satu tahun pertama,” tuturnya. (Gemawan-Mah)

About Author: admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CAPTCHA Image

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>